情シスが雑用ばかりなのはなぜ？便利屋から抜け出す3つの方法

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こんにちは！

この記事では、以下のような疑問を解決します。

この記事の内容

プリンタの設定、パソコンの入れ替え、パスワードの再発行、会議室のプロジェクタ。気づけば1日が「誰かの困った」で埋まっている。

本来やるべき仕組みの改善には手がつかず、それでも「情シスは楽そうでいいね」と言われる。この状態はかなりきついです。

この記事では、なぜ情シスに雑用が集まるのかを仕組みから説明したうえで、便利屋から抜け出す具体的な手順を書きます。

情シスが雑用ばかりになるのは、役割と依頼の入口があいまいだから

情シスに雑用が集まるのは、担当者の態度の問題ではありません。会社が情シスの役割を決めておらず、依頼の入口もばらばらだと、空いている仕事が全部そこに流れ込むからです。

雑用が集まる理由は、3つの仕組みにある

情シスが雑用係になってしまう職場には、共通する仕組みがあります。原因が分かれば、どこから手を打てばいいかも見えてきます。

仕組み	起きること
「パソコンに詳しい人」と思われている	IT以外の困りごとまで飛んでくる
依頼の入口が決まっていない	何件対応したか分からず、忙しさを説明できない
断ると業務が止まる	急ぎだが大事とは言えない仕事で1日が埋まる

とくに2つ目が悪循環の入口です。件数が分からないので忙しさを説明できず、説明できないので人も予算もつかない、という流れになります。

雑用が続くと、本人にも会社にも困りごとが出てくる

「雑用も大事な仕事」と割り切って続けている人も多いと思います。ただ、この状態が長く続くと、困るのはあなただけではありません。

いちばんの問題は、雑用を減らす仕事をする時間が、雑用に奪われていることです。この循環を断ち切らない限り、状況は変わりません。

情シスが社内で嫌われやすいのは、立場のせい

情シスは社内で煙たがられることがありますが、その理由の多くは担当者の人柄ではなく立場にあります。

• セキュリティのために「それは使えません」と断る場面が多い
• パソコンの不具合で、最初に不満をぶつけられる
• ほかの部署から見ると、何をしているのかが分かりにくい
• 専門用語で説明すると、冷たく感じられやすい

嫌われ役を減らすには、断るときに理由と代わりの方法をセットで伝えるのが効きます。

冷たく聞こえる言い方	受け取られやすい言い方
「それは使えません」	「それは使えませんが、こちらなら同じことができます」
「規則なので無理です」	「情報が外に出る心配があるので、この方法でお願いします」
「後で対応します」	「今日の15時までに対応しますね」

便利屋から抜け出すには、3つの手順で進める

雑用を減らすには、頑張って早くこなすより、仕組みを変えるほうが確実です。次の3つは、権限がなくても今日から始められます。

3つ全部を一度にやる必要はありません。まずは入口を1つにすることから始めてください。

雑用を断るときの、角が立たない言い方

依頼の入口を決めても、廊下や席で直接頼まれる場面はなくなりません。そのたびに引き受けていると、仕組みはすぐに元に戻ります。

断るときは、「できません」ではなく、「いまは〇〇の作業中なので、窓口に書いてもらえれば今日の午後に対応します」と、代わりの道と時間を示してください。相手は断られたとは感じにくく、次からは窓口を使ってくれるようになります。

情シスの担当ではない依頼には、「それは総務の担当なので、そちらに聞いてもらえますか」と、担当部署を案内します。自分で調べて代わりに対応してしまうと、次からもその仕事が回ってきます。親切にするほど雑用が増えるという構造を、忘れないでください。

上司に相談するときは、数字で材料をそろえる

相談の組み立て方

雑用を減らしたいとき、「雑用が多くてつらいです」と伝えるだけでは状況はなかなか変わりません。上司が動きやすいように、材料をそろえて相談することが大切です。

数字があるだけで、上司は上に説明しやすくなります。雑用を減らすことが会社の得になると伝えるのがポイントです。相談は一度で決まらなくても、記録を取り続けて数か月後にもう一度相談すれば、数字の変化を示しながら話を進められます。

1週間の記録で、現状を数字にする

改善を提案するには、現状を数字にする必要があります。1週間の記録を取ってください。

• 依頼の件数と、内容の内訳
• 1件あたりの対応時間
• 割り込みで中断された回数
• 本来の業務に使えた時間
• 繰り返し発生している依頼の種類

5つ目が分かると、手順書や自動化の対象が決まります。上位3件を処理するだけで、負担は目に見えて減ります。

情シスの役割を、1枚の紙にしてもらう

相談の結果として目指したいのは、情シスの役割を文書にしてもらうことです。役割があいまいなままだと、担当者が変わっても同じことが繰り返されます。

書いておきたいのは、対応する範囲、対応しない範囲、依頼の窓口、急ぎかどうかの判断の基準の4つです。A4で1枚あれば十分です。上司の名前で社内に案内してもらえれば、「それは情シスの仕事ではない」と自分から言わなくて済むようになります。文書は年に一度見直し、新しく増えた仕事を範囲に入れるかどうかを、その都度上司と決めてください。

情シスで評価されやすい仕事と、雑用の本当の価値

評価されやすいのは、数字で伝えられる仕事

雑用に追われていても、少しの工夫で評価につながる仕事に変えられます。社内で「頼りになる」と思われやすいのは、成果を数字で伝えられる仕事だからです。

評価されやすい仕事	伝え方の例
同じ問い合わせを減らした	手順書を作り、問い合わせを月40件減らした
お金や時間を減らした	使われていないソフトの契約を見直し、月◯万円減らした
トラブルを未然に防いだ	データの控えを取る仕組みを整えた
ほかの部署の仕事を楽にした	入社手続きの流れを整え、準備の時間を半分にした

雑用で得た業務の知識を活かす

利用者の困りごとを解決する仕事は、社内での信頼につながります。ここを軽く見ないでください。

日々の対応を通じて、どの部署がどんな業務をしているかが分かります。この理解は、仕組みを企画するときに欠かせません。実際、業務を知っている人の提案は通りやすくなります。

雑用を減らす工夫と、そこで得た業務知識を活かす動き。この2つを同時に進めると、役割そのものが変わっていきます。

技術が身につく情シスか、身につかない情シスかを見分ける

同じ「情シス」「社内SE」という名前でも、会社によって仕事の中身はまったく違います。いまの職場や、次に移る職場を見るときは、次の点を確かめてください。

面接では「情シスの方は、1日で何にいちばん時間を使っていますか」と聞くのがおすすめです。答えを聞けば、どちらの職場かがだいたい分かります。

雑用の経験も、言い換えれば転職で伝わる実績になる

経歴書での言い換え方

雑用ばかりだった経験も、書き方を変えると立派な実績になります。ポイントは、何人に関わる仕事だったか、何を減らしたり整えたりしたかを入れることです。

よくある書き方	伝わる書き方
問い合わせ対応	社員約300人の業務を支えるIT窓口を担当
パソコンの設定	端末の導入手順を整え、設定時間を短くした
アカウントの発行	入退社時の権限管理の流れを作った
業者とのやり取り	外部業者の管理と、見積もりの比較を担当

情シスの経験は、ほかの会社の情シスや社内SEはもちろん、社内の業務を理解している点でITコンサルタントでも評価されます。企画に関われる社内SEの求人を探すならSE転職エージェントおすすめ｜未経験から現役SEまで目的別に解説を、業務改善の経験を活かしてコンサルに挑戦するならITコンサル転職エージェントおすすめ3選を参考にしてください。

情シスから次に進む道

この仕事の経験は、次の選択肢につながります。進む先の例を挙げます。

進む先	活きる経験	年収の目安
情報システムの責任者	予算管理、業者管理	600万〜900万円
ITコンサル	業務改善、提案	600万〜1000万円
社内SE（大手）	仕組みの企画と運用	500万〜750万円

どの道でも、利用者の要望を整理してきた経験が土台になります。雑用に見える日々の対応も、実績として書ける内容です。

手が回らないときの、優先順位と抱え込まない工夫

急ぎと大事さで、優先順位を決める

雑用が次々に来て手が回らないときは、来た順に片づけるのをやめて、急ぎかどうかと大事かどうかで分けるのがおすすめです。来た順に対応していると、急ぎだけれど大事ではない仕事で1日が終わり、仕組みを変える時間がいつまでも取れないからです。

分け方	よくある例	対応の仕方
急ぎで大事	社内の業務が止まる障害、情報漏えいの疑い	すぐに対応する
急がないが大事	手順書づくり、契約の見直し、仕組みの改善	週に時間を決めて先に確保する
急ぎだが大事ではない	会議室の機器の設定、細かな設定変更の依頼	手順書を渡して、自分でやってもらう
急がず大事でもない	「ついでに見てほしい」という相談	入口に書いてもらい、手が空いたときに対応する

とくに2つ目の「急がないが大事」な仕事は、放っておくと永遠に後回しになります。週に30分でいいので、先に予定表に時間を確保しておくと、雑用を減らす仕事が少しずつ前に進みます。

ひとり情シスなら、「対応しない時間」を社内に知らせておく

一人で全部を回している場合は、「毎週水曜の午後は仕組みづくりの時間なので、急ぎ以外の依頼は翌日に対応します」と社内に伝えておくのも効果的です。最初は戸惑われますが、ルールとして定着すれば、集中できる時間を守れるようになります。

ひとりで抱え込まないための3つの方法

担当が一人の場合、すべての依頼が自分に集まります。負担を分散する方法を挙げます。

ひとつは、外部の業者に任せる範囲を決めることです。機器の手配や、定型的な設定作業は外に出せます。判断が必要な部分だけを自分が持つ形にします。

もうひとつは、利用者側にできることを増やすことです。手順書を整備し、簡単な対処は各部署で完結できるようにすると、依頼そのものが減ります。

3つ目は、上長に現状を数字で伝えることです。依頼件数と対応時間を示せば、増員や外注の検討につながります。

よくある質問

情シスと社内SEは、どちらがいいのですか？

呼び方は会社によって違い、中身がほぼ同じこともあります。大事なのは名前ではなく、企画に関われるのか、窓口対応が中心なのかという仕事の中身です。

情シスから転職するのは、難しいですか？

難しくはありません。社内の業務を理解している点や、利用者と業者の間に立った経験は、ほかの会社の情シスやITコンサルでも評価されます。経験を伝わる言葉に整理できるかどうかで、結果が大きく変わります。

一人情シスでも、仕組み化はできますか？

できます。むしろ一人だからこそ、よく来る問い合わせを手順書にして、社員に自分で解決してもらう仕組みが効きます。まずは、いちばん多い問い合わせ1つから始めてみてください。

「雑用」を前向きに言い換えるなら、どう書けばいいですか？

「社内のIT環境の運用」「利用者の支援」「業務の標準化」などと表現できます。そのうえで、対応人数や減らした時間を添えると、職務経歴書でもしっかり伝わります。

情シスの雑用ばかりで、スキルが身につかないのが不安です

不安に思うのは自然なことです。雑用の中にも、手順を整えたり問い合わせを減らしたりと、仕組みを作る余地は必ずあります。まずは1つ仕組み化して、その結果を数字で残すところから始めると、実績として積み上がっていきます。

情シスを辞めたいと思ったら、何から始めればいいですか？

いきなり辞める前に、いまの仕事で何に時間を使っているかを1か月だけ記録してみてください。上司に相談する材料にも、転職の職務経歴書の材料にもなります。そのうえで、企画に関われる職場を探すかどうかを決めても遅くありません。

まとめ

情シスが雑用ばかりになるのは、役割と依頼の入口があいまいな仕組みのせいです。雑用そのものが悪いのではなく、雑用しか記録に残らない状態が問題なので、仕組みと伝え方を変えていきましょう。

まずは依頼の入口を1つ決めるところから始めてみてください。

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